Utilizzo del webclient HIN Sign Professional come utente

I documenti e i moduli in formato PDF possono essere caricati e firmati semplicemente con un "drag & drop" o cliccando sull'area del documento.

A un utente è assegnato almeno un Teamspace privato, visibile in cima all'elenco dei Teamspace sul lato sinistro (etichettato come "spazio privato di Christoph" nell'illustrazione). Se un utente è assegnato ad altri Teamspace o li ha creati lui stesso, vengono visualizzati altri riquadri come mostrato sopra. Facendo clic sul riquadro corrispondente si visualizza la casella di posta elettronica di questo Teamspace. Lo scopo dei Teamspace è quello di fornire una panoramica dei processi di firma in corso all'interno di un gruppo, di un progetto o di un team.

Quando si trascina o si carica un documento o un modulo digitale nell'area “Drag & Drop”, si apre automaticamente la schermata di firma.

Alla voce “Modello predefinito” nel menu a tendina in alto è possibile selezionare modelli di firma predefiniti per le operazioni di firma che si verificano con particolare frequenza in un’istituzione o che, ad esempio, sono giuridicamente delicate e si vuole evitare che vengano firmate da firmatari non autorizzati o con una qualità di firma insufficiente. È possibile creare nuovi modelli in alto a destra nel menu a tendina accanto al nome utente, in Impostazioni > Modello predefinito > Nuovi modelli

Con il simbolo “+” in alto a destra sullo schermo è possibile aggiungere ulteriori documenti. Nella sezione “Documenti” vengono visualizzati i documenti da firmare. Cliccando sul simbolo “+” è possibile aggiungere fino a 200 documenti aggiuntivi che possono essere firmati nello stesso processo di firma. Cliccando una volta sul simbolo “matita” è possibile stabilire per ogni documento se questo debba essere firmato o, ad esempio, semplicemente allegato al processo di firma a titolo informativo o di documentazione. Ogni documento da firmare viene firmato elettronicamente nel processo di firma e quindi viene aggiunta la carta di firma digitale.

Nella sezione “Destinatari” è possibile aggiungere persone rilevanti per il processo di firma. A ogni persona può essere assegnato uno dei seguenti ruoli:

• Osservare: Gli osservatori possono visualizzare il documento, ma non hanno alcuna influenza sul processo di firma. Vengono avvisati quando viene eseguito un passaggio e quando il processo di firma è stato completato.
• Approvare: I responsabili dell’approvazione non firmano il documento e non possono nemmeno modificarlo; tuttavia, possono verificarne il contenuto e decidere se approvarlo per la firma oppure respingerlo. È importante sapere che l'approvazione e la firma non possono avvenire in un unico passaggio.
• Firmare: I firmatari firmano il documento o rifiutano la firma.

Con “Aggiungere un passaggio” è possibile stabilire, ad esempio, se un documento deve essere firmato o se deve essere inviato solo a scopo informativo, in quale ordine i firmatari devono firmare il documento, oppure si può stabilire che il documento debba essere approvato in un primo passaggio e firmato in un secondo.

Nella sezione “Tipo di firma” è possibile stabilire con quale qualità di firma il documento deve essere firmato:

• Semplice: la firma semplice (FES) è particolarmente indicata per le operazioni di firma interne all'azienda, ad esempio per l'autorizzazione delle spese, le approvazioni interne, ecc.
• Avanzata: La firma avanzata (FEA) può sempre essere utilizzata se non devono essere soddisfatti requisiti legali formali obbligatori. Nel settore sanitario, questo è il caso di quasi tutti i processi di firma.
• Qualificata: La firma qualificata (FEQ) è una firma digitale equivalente a una firma autografa. Viene utilizzata quando la dimostrabilità in tribunale gioca un ruolo importante o il legislatore ha emanato requisiti formali obbligatori. È obbligatoria, ad esempio, per i contratti di apprendistato, per i contratti di lavoro temporaneo, per i contratti di lavoro con clausole che si discostano dal contratto collettivo di lavoro o per l'ordine di collocamento di assistenza. Inoltre, la valutazione del rischio individuale del dipartimento legale dell'organizzazione gioca spesso un ruolo nel determinare quando la firma elettronica qualificata debba essere utilizzata. Gli utenti dovrebbero informarsi presso il proprio dipartimento legale sulle regole che si applicano a loro.

In "Opzioni avanzate", gli utenti hanno la possibilità di effettuare ulteriori impostazioni:

• “Rendere verificabili i documenti stampati”: se si attiva questa opzione, alla fine del documento firmato viene stampato anche un codice QR. Se il documento viene stampato, è possibile tornare al documento digitale in qualsiasi momento scansionando il codice QR e verificare la validità della firma elettronica.
• “Posizionare le firme su una pagina aggiuntiva”: se questa opzione è attivata, le firme di tutti i firmatari vengono visualizzate alla fine del documento su una pagina separata.
• “Proteggere i documenti con password”: se questo cursore è attivato, il documento da firmare viene crittografato prima dell’invio e non è quindi visibile a nessuno da un capo all’altro. È importante che in questo caso la password per l’apertura del documento venga trasmessa alla controparte tramite un canale sicuro separato.
• “Imposta promemoria”: Consente di impostare il numero e l'intervallo in giorni dei promemoria da inviare ai destinatari che non hanno ancora risposto a una richiesta di firma. Inoltre, è possibile impostare facoltativamente anche un messaggio da inviare insieme al promemoria.