Utilisation du webclient de HIN Sign Professional en tant qu'utilisateur

Les documents et les formulaires au format PDF peuvent être téléchargés et signés facilement par "glisser-déposer" ou en cliquant sur la zone de documents.

Un utilisateur a au moins un espace de travail privé qui lui est attribué et qui est visible tout en haut de la liste des espaces de travail à gauche (dans l'illustration, il s'agit de "l'espace de Christoph"). Si un utilisateur est associé à d'autres espaces de travail ou les a créés lui-même, des tuiles supplémentaires sont affichées, comme indiqué ci-dessus. En cliquant sur la tuile correspondante, la boîte de réception pour cet espace d'équipe s'affiche. L'objectif des espaces d'équipe est de donner une vue d'ensemble des processus de signature en cours au sein d'un groupe, d'un projet ou d'une équipe.

Lorsqu'un document ou un formulaire numérique est glissé-déposé dans la zone « Glisser-déposer » ou téléchargé, l'écran de signature s'ouvre automatiquement.

Dans le menu déroulant « Modèles » situé tout en haut, il est possible de sélectionner des modèles de signature prédéfinis pour les processus de signature particulièrement fréquents au sein d’une institution ou qui sont, par exemple, juridiquement sensibles, afin d’éviter que des signataires inappropriés ne signent ou que la signature ne soit de qualité insuffisante. De nouveaux modèles peuvent être créés en haut à droite dans le menu déroulant, à côté du nom d’utilisateur, sous Paramètres > Modèles > Nouveaux modèles.

Dans la section « Documents », le ou les documents à signer sont affichés.  En cliquant sur l’icône « + », il est possible d’ajouter jusqu’à 200 documents supplémentaires qui peuvent être signés dans le cadre du même processus de signature. En cliquant sur l’icône « crayon », il est possible de déterminer pour chaque document s’il doit être signé ou s’il doit simplement être joint au processus de signature à titre d’information ou de documentation. Chaque document devant être signé est signé électroniquement au cours du processus de signature et la carte de signature numérique est ainsi ajoutée.

Dans la section « Destinataires », il est possible d’ajouter des personnes importantes pour le processus de signature. Chacune de ces personnes peut se voir attribuer l’un des rôles suivants :

• Observer : Les observateurs peuvent consulter le document, mais n’ont aucune influence sur le processus de signature. Ils sont informés lorsqu’une étape a été effectuée et lorsque le processus de signature est terminé.
• Approuver : Les approbateurs ne signent pas le document et ne peuvent pas le modifier, mais ils peuvent vérifier le contenu du document et décider s’il doit être validé pour la signature ou rejeté. Il est important de savoir qu’il n’est pas possible d’approuver et de signer en une seule étape.
• Signer : Les signataires signent le document ou refusent la signature.

À l'aide « Ajouter une étape » permet par exemple de déterminer dans quel ordre les signataires doivent signer le document, ou encore de spécifier que le document doit d'abord être approuvé puis signé lors d'une étape ultérieure.

Dans la section « Type de signature », il est possible de définir la qualité de signature avec laquelle le document doit être signé :

• Simple : la signature simple (SES) est notamment recommandée pour les cycles de signature internes à l'entreprise, pour lesquels il s'agit par exemple de viser des frais, des validations internes, etc.
• Avancée : La signature avancée (SEA) peut être utilisée chaque fois qu'il n'y a pas de formalités légales obligatoires à respecter. Dans le secteur de la santé, c'est le cas pour presque tous les processus de signature.
• Qualifiée : La signature qualifiée (SEQ) est la signature numérique qui a la même valeur que la signature manuscrite. Elle est utilisée lorsque la possibilité de preuve devant un tribunal joue un rôle important ou lorsque le législateur a édicté des prescriptions de forme obligatoires. Elle est par exemple obligatoire pour les contrats d'apprentissage, les contrats de travail temporaires, les contrats de travail avec des clauses qui dérogent à la CCT ou en cas d'ordonnance de placement à des fins d'assistance. En outre, l'évaluation individuelle des risques par le service juridique de l'organisation joue souvent un rôle dans le choix du moment où la signature électronique qualifiée doit être utilisée. Les utilisateurs devraient se renseigner auprès de leur service juridique sur les règles qui leur sont applicables.

Sous « Options avancées », les paramètres suivants peuvent être définis :

• « Rendre les documents imprimés vérifiables » : si cette option est activée, un code QR est également imprimé à la fin du document signé. Si le document est imprimé, il est possible, à tout moment, de revenir au document numérique en scannant le code QR et de vérifier la validité de la signature électronique.
• « Placer les signatures sur une page supplémentaire » : si cette option est activée, les signatures de tous les signataires sont affichées à la fin du document sur une page séparée.
• « Protéger les documents par un mot de passe » : si ce curseur est activé, le document à signer est crypté avant son envoi et n’est donc accessible à personne de bout en bout. Il est important que, dans ce cas, le mot de passe permettant d’ouvrir le document soit transmis à la partie signataire via un canal sécurisé distinct.
• « Définir des rappels » : Cette option permet de définir le nombre et l'intervalle en jours des rappels à envoyer aux destinataires qui n'ont pas encore répondu à une demande de signature. En outre, il est également possible de définir un message à envoyer avec le rappel.