HIN Mail, HIN Mobile

Les présentes instructions décrivent comment configurer votre adresse e-mail HIN dans un programme de messagerie tel qu’Outlook, Thunderbird ou l’application Mail sur votre smartphone avec le protocole POP.

Lorsque des e-mails sont échangés entre deux adresses e-mail HIN, ceux-ci sont automatiquement envoyés de manière conforme à la protection des données. Toutefois, cela ne s’applique pas si vous envoyez un e-mail via HIN à un destinataire sans adresse e-mail HIN. Dans ce cas, vous devez crypter manuellement l’e-mail. Pour cela, ajoutez simplement la mention «(confidentiel)» après votre objet dans la ligne dédiée à cet effet. L’e-mail est alors automatiquement envoyé sous forme cryptée, que le destinataire utilise HIN ou non.

Pour en savoir plus, consultez le blog HIN

Oui, cela est possible. Pour cela, ajoutez simplement la mention «(confidentiel)» après votre objet dans la ligne dédiée à cet effet. L’e-mail est alors automatiquement envoyé sous forme cryptée, que le destinataire utilise HIN ou non.

Pour en savoir plus, consultez le blog HIN

Lorsque vous demandez un changement d’adresse e-mail (p. ex. suite à un changement de nom), votre ID HIN et vos autorisations d’accès aux services HIN et services protégés par HIN de fournisseurs d’applications demeurent inchangées.

Une fois que HIN a procédé au changement d’adresse e-mail souhaité, votre adresse e-mail précédente n’est plus valable, et aucun e-mail ne peut plus être transmis à cette adresse.

Vérifiez si vos e-mails sont sauvegardés automatiquement en continu. Si ce n’est pas le cas, sauvegardez vos e-mails manuellement. Vous trouverez les instructions correspondantes ici:

• Pour Microsoft Outlook
• Pour Apple Mail
• Pour Mozilla Thunderbird

HIN bloque tous les fichiers exécutables, de sorte que vous ne puissiez ni les envoyer ni les recevoir. Les fichiers exécutables sont ceux qui peuvent être exécutés comme un programme informatique, tels que les fichiers aux formats .exe, .com ou .bat. HIN bloque ces types de fichiers car ils peuvent contenir des logiciels malveillants (virus, chevaux de Troie, vers, etc.) qui pourraient endommager votre ordinateur.

Pour le Webmail HIN et le Mail Global HIN, le volume maximal autorisé des pièces jointes est limité à 10 MB. Entre une adresse de messagerie HIN et une autre adresse de messagerie HIN, le volume maximal est de 15 MB. Nous vous recommandons un volume maximal de 10 MB compte tenu du fait que de nombreuses organisations, comme les hôpitaux, limitent la taille maximal des pièces jointes et que les messages de grand volume sont donc souvent refusés.

Un certain nombre de prestataires proposent effectivement le chiffrement des emails via PGP. Ce type de chiffrement et l’utilisation de services de courrier électronique gratuits soulèvent un certain nombre de contraintes, dont HIN s’occupe pour les participants:

HIN Mail Account

La configuration de la messagerie HIN sur l’appareil mobile déclenche également la synchronisation des contacts avec HIN (Mail Account). Important: les nouveaux contacts de votre appareil mobile sont ensuite également visibles sur HIN Webmail, dans la rubrique «Carnet d’adresses».

Le «Mail Token Service» permet à des applications ou appareils d’envoyer des e-mails en votre nom. Pour ce faire, un jeton («token») est transmis à l’application ou l’appareil. Cela peut être intéressant p. ex. pour les scanners assistés par courrier électronique, pour transmettre des documents scannés confortablement et en toute sécurité à une adresse e-mail raccordée à HIN. Instruction

Un token est un mot de passe qui est utilisé pour se connecter ou accéder à une application. Il existe différentes manières dont les fournisseurs peuvent mettre des tokens à la disposition de leurs utilisateurs, par exemple au moyen d’un composant matériel (hardware token), d’une application, d’un code QR ou d’un texte clair. Chez HIN, un token est couplé à l’identité HIN avec laquelle l’utilisateur s’est connecté pour générer le token. En fonction de l’utilisation, nous utilisons des codes QR ou des codes en texte clair.

Vous trouverez le HIN Mail Token à l’URL suivante: https://apps.hin.ch

Cliquez sur le bouton «Ajouter appareil pour username@hin.ch».

Vous trouverez ici les différents tokens que vous pouvez choisir en fonction de l’application. 
En savoir plus sur les Mail Token.

Dans le client HIN 3, l’envoi et la réception d’e-mails fonctionnent via le Mail Token. Voici comment installer celui-ci:

Les instructions suivantes vous expliquent comment installer HIN Mail sur un poste de travail (ordinateur de bureau ou ordinateur portable):

Le «Mail Token Service» permet à des applications ou appareils d’envoyer des e-mails en votre nom. Pour ce faire, un jeton («token») est transmis à l’application ou l’appareil. Cela peut être intéressant p. ex. pour les scanners assistés par courrier électronique, pour transmettre des documents scannés confortablement et en toute sécurité à une adresse e-mail raccordée à HIN.

Vous pouvez également lire vos e-mails HIN sur votre smartphone. La configuration ne prend que quelques minutes et dépend du système d’exploitation de votre smartphone.

• Instructions pour iPhone / iPad
• Instructions pour Android

HIN Mail pour Android ne peut être installé que sur l’application Gmail.

1. Rechercher «HIN Mail Setup» dans l’App Store et installer l’application.

1. Ouvrez les paramètres sur votre iPhone/iPad.

1. Ouvrir apps.hin.ch (démarrez le client HIN) sur votre PC/Mac dans votre navigateur.

2. Cliquer sur «Ajouter un appareil pour» et puis «Smartphone/ tablette».

3. Appuyer sur «Scan».

• Comment configurer HIN Mail sur mon iPhone/iPad?
• Comment configurer HIN Mail sur mon appareil Android?

Le code que vous avez fixé vous-même et dont vous avez besoin également pour le déverrouillage de l’appareil > voir étape 2

1. Dans votre navigateur, ouvrez la page apps.hin.ch et connectez-vous à l’aide de votre client HIN ou via une authentification alternative (mTan, application Authentificateur HIN).

Vous trouverez ici toutes les instructions pour configurer votre compte IMAP:

• Apple Mail à partir de OS 12 (Mail Token)
• Mozilla Thunderbird
• Outlook 2013/2016 pour Mac
• Microsoft Outlook 2021 et Office 365

HIN prend uniquement en charge la technologie IMAP pour la consultation d’e-mails. Nous vous expliquons ci-dessous les différences entre les technologies IMAP (Internet Message Access Protocol) et POP (Post Office Protocol):

L’utilisation d’IMAP varie selon le programme de messagerie. Il est rare que cela fonctionne sans problème. Nous avons testé les programmes suivant, dont nous pouvons vous garantir l’utilisation avec IMAP:

• Microsoft Outlook de Version 2013
• Thunderbird
• Apple Mail à partir de OS 12

Nous vous conseillons de vous renseigner sur le site internet de votre prestataire pour votre programme de messagerie sur des problèmes éventuels qui pourraient survenir en cas d’utilisation d’IMAP avec d’autres programmes.

Vous souhaitez également consulter vos e-mails pendant les vacances ou mettre en place un message d’absence ou un transfert? Découvrez au blog HIN comment faire.

Vous avez absolument besoin d’une identité HIN pour vous connecter au client HIN. Pour pouvoir tout de même utiliser parallèlement plusieurs comptes HIN, p. ex. dans Outlook, vous devez configurer une suppléance (mutuelle) dans le centre client HIN:

Créer des signatures

Pour créer une signature, cliquez sur «Préférences» puis sur «Signatures». A droite, sélectionnez «Format HTML» avant d’entreprendre la création de la signature. Formatez votre texte à l’aide de la barre des symboles. Vous pouvez aussi ajouter des images, par exemple le logo de votre entreprise en cliquant sur la barre des symboles sur «Insérer/éditer l’image» et en téléchargeant l’image souhaitée.

• Ouvrez le centre client HIN via servicecenter.hin.ch.
• Sous «Mailbox-Manager» dans le centre client HIN, cliquez sur «Redirection».
• Saisissez l’adresse e-mail dans le champ «Transmettre à:». Cliquez sur «Enregistrer les paramètres».

• Ouvrez le centre client HIN via servicecenter.hin.ch.
• Cliquez sur «Mailbox-Manager» puis sur «Avis d’absence».
• Saisissez votre texte dans le champ «Message:» et cochez la case «Activé:».

• Ouvrez le centre client HIN via servicecenter.hin.ch
• Sous «Mailbox-Manager» dans le centre client HIN, cliquez sur «Notification». Cliquez sur «Activé».
• Saisissez l’adresse e-mail à laquelle cette notification doit être envoyée lorsqu’un e-mail arrive dans votre boîte aux lettres et cliquez sur «Enregistrer».

Tout abonnement HIN est doté de 2 GB de mémoire de sauvegarde par boîte de messagerie. Si votre boîte de messagerie est pleine, vous pouvez la nettoyer et faire de la place. Nous vous expliquons ci-après comment procéder. L’augmentation de capacité mémoire (Service payant) est l’autre alternative à votre disposition. 

Qu’est-ce que le Secure Mail?

Du point de vue de la protection des données, tout message électronique non-crypté externe est non-sûr. L’envoi d’un message électronique traditionnel est comparable à l’envoi d’une carte postale. En chemin, tout le monde peut le lire sur Internet, le capter ou le manipuler s’il le souhaite. Le principal problème de sécurité des courriers électroniques traditionnels réside dans le fait que le contenu est envoyé dans un texte lisible, comme le montre l’exemple en haut à droite.

L’ensemble des messages transmis sous forme cryptée par HIN portent dans la ligne concerne la mention [HIN secured].

Dans le cadre de la mise en œuvre de la nouvelle infrastructure Mail HIN, l’ensemble des e-mails transmis avec cryptage par HIN seront désormais identifiés dans le champ «concerne» par la mention [HIN secured]. Nous souhaitons ainsi améliorer la visibilité pour l’ensemble des utilisateurs HIN.

Tout message dépourvu de la mention [HIN secured] dans la ligne « concerne » (l’expéditeur n‘est pas membre HIN) ou encore [Not secured by HIN] doit être considéré comme un message «normal» transmis sans cryptage.

L’expéditeur est certes membre HIN, mais une erreur s’est produite lors du cryptage. Veuillez vous adresser à l’expéditeur de l’e-mail pour qu’il prenne contact avec son partenaire technique.

orsque vous rédigez un E-Mail, vous pouvez chercher l‘abonné HIN souhaité dans l’annuaire des abonnés HIN et l’introduire comme destinataire. Voici comment procéder:

1. Rédigez votre message comme à l‘accoutumée.

2. Dans le champ «A:», introduisez le nom / prénom du destinataire souhaité.

3. Une liste des abonnés HIN avec ce nom / prénom s’affiche automatiquement.

4. Cliquez sur le destinataire souhaité; il sera ajouté dans votre message comme destinataire.

A l’aide la fonction de recherche, trouvez l’adresse de messagerie souhaitée en sélectionnant «HIN annuaire des abonnés» et en actionnant la loupe. L’ensemble des abonnés HIN qui correspondent à vos critères de recherche sont affichés.

Oui. Avec HIN Mail Global, les membres HIN peuvent également communiquer par e-mail en toute sécurité avec des personnes sans adhésion à HIN. Vous trouverez plus d’informations et d’instructions ici: HIN Mail Global

Toutes les personnes et institutions ayant une adhésion à HIN peuvent échanger entre elles des e-mails sécurisés (cryptés). Le système détecte si le destinataire dispose d’une adhésion à HIN et transmet le contenu de manière cryptée.

Les membres HIN peuvent également envoyer des e-mails cryptés à des destinataires sans adhésion à HIN – p. ex. à des patients – en ajoutant la mention «(Confidentiel)» dans l’objet. Vous trouverez plus d’informations et d’instructions ici: HIN Mail Global

L’envoi d’un message électronique peut être comparé à celui d’une carte postale: tout un chacun peut le lire s‘il tombe dessus. Pour la protection des données, les messages–envoyés à partir d‘un compte de messagerie normal non crypté –sont peu sûrs. Le premier problème des messages électroniques traditionnels réside dans le fait que les contenus sont rédigés comme un texte normal. Le recours aux technologies de cryptage permet d’assurer que seuls l’expéditeur et le destinataire peuvent lire ces informations. Les personnes assujetties au secret professionnel (comme les médecins, les pharmaciens, etc.), compte tenu de leur statut particulier vis-à-vis de leurs clients, sont soumises à l’obligation légale et déontologique du secret. L’envoi d‘informations sensibles dans des messages électroniques non-cryptés constitue une violation du secret de fonction et est punissable au sens de l‘art. 321 CP d‘une peine privative de liberté et d‘une amende.

Avec le «HIN Token Service», vous pouvez configurer gratuitement HIN Mail sur votre scanner, puis envoyer les documents numérisés de façon cryptée via HIN. Vous trouverez le manuel technique ici.

Pour pouvoir envoyer des e-mails HIN depuis votre scanner, ce dernier doit être équipé de l’option «Scan to Mail» (avec le serveur SMTP).

Si le HIN Token Service a préalablement été installé, les documents que vous envoyez à un participant HIN via HIN Mail sont automatiquement cryptés.

Remarque: si vous souhaitez envoyer des documents par ce biais à un destinataire extérieur à la communauté HIN (p. ex. à des patients), vous devez systématiquement ajouter «(Confidentiel)» à la fin de l’objet. Plus d’informations sur HIN Mail Global.

Dans l’un des navigateurs (par exemple Internet Explorer, Safari, Firefox, Chrome), tapez webmail.hin.ch. Le HIN Webmail s’ouvre.

Pour accéder au webmail HIN, entrez webmail.hin.ch dans votre navigateur (p. ex. Google Chrome, Safari, Firefox).

Pour des raisons de protection des données et de sécurité, votre adresse e-mail HIN ne peut pas être configurée dans le nouvel Outlook (également appelé «New Outlook»).

Le nouvel Outlook connecte automatiquement tous les comptes de messagerie configurés au Microsoft Cloud. Pour les adresses HIN, cela n’est pas autorisé par les directives de sécurité et de protection des données – notamment parce que la protection des données sensibles (relatives à la santé ou à caractère personnel) serait menacée.

Vous pouvez configurer votre adresse e-mail HIN dans les programmes suivants:

• Outlook (version classique)
• Mozilla Thunderbird

Si vous lisez vos e-mails HIN via Outlook, il peut arriver dans de rares cas, lors des mises à jour de HIN Mail, que vos dossiers ne soient plus affichés dans la boîte de réception. Il est toutefois possible de les faire réapparaître en quelques étapes:

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur «Boîte de réception» et sélectionnez «Dossiers IMAP».

2. Cliquez à droite sur «Requête».

3. Tous les dossiers trouvés sont alors listés. Sélectionnez les dossiers souhaités (sous «Boîte de réception») et cliquez sur «S’abonner».

4. Les dossiers s’affichent alors à nouveau comme d’habitude sous votre boîte de réception.

Vous communiquez déjà en toute sécurité avec HIN. Afin que les destinataires de vos e-mails reconnaissent que ceux-ci sont envoyés cryptés par HIN, vous pouvez compléter votre signature en conséquence à l’aide de ces instructions (pour Windows Outlook, Apple Mail et Webmail HIN).

1. Dans votre navigateur, ouvrez la page apps.hin.ch et connectez-vous à l’aide de votre client HIN ou via une authentification alternative (mTan, application Authentificateur HIN).

Notre vidéo montre comment configurer votre adresse e-mail HIN dans Apple Mail:

Notre vidéo montre comment configurer votre adresse e-mail HIN dans Apple Mail:

Notre vidéo montre comment configurer votre adresse e-mail HIN dans Outlook:

Le terme de «spam» désigne des e-mails envoyés spontanément qui sont expédiés en général à des fins publicitaires par des agences professionnelles. Tous les jours, des millions de spams parcourent l‘Internet. A la différence des newsletters, il est impossible de les désactiver ni de les désabonner.

Les spams clairement identifiés sont refusés par le filtre antispam employé par HIN. Les e-mails qui sont classés comme spam «très probable» sont déposés directement dans votre dossier spam personnel (Spam, Junk, Corbeille).

Dès qu‘un nouvel e-mail se trouve dans votre dossier spam, vous en êtes informé le lendemain matin par e-mail. Dans le centre client HIN (servicecenter.hin.ch), vous avez la possibilité de désactiver ce récapitulatif.

 Ouvrez l‘e-mail. Ne cliquez pas sur les liens et n‘ouvrez aucune pièce jointe. Veuillez considérer que comme pour les enveloppes, il est malheureusement facile de falsifier l‘adresse de l‘expéditeur.

• Pas un spam: Si vous êtes sûr que cet e-mail est un vrai message, déplace l’e-mail dans votre boîte de réception.
  Pour contribuer à optimiser le filtre anti-spam, envoyez l’e-mail classé par erreur comme spam en pièce jointe à l’adresse abuse@hin.ch et entrez «Pas un spam» dans l’objet. Nous vous remercions de votre soutien.
• Supprimer: si vous êtes sûr qu‘il s‘agit d‘un spam, vous pouvez supprimer l‘e-mail (2).
• Si vous avez reçu une newsletter ou de la publi- cité légitime, veuillez vérifier si vous pouvez la désabonner.

Remarque: les boutons «signaler un spam» ou «pas du spam» dans HIN Mail ne fonctionnent pas.

Envoyez le courrier indésirable (pas de newsletter S.V.P) en annexe à abuse@hin.ch pour que HIN puisse lancer les mesures correspondantes. Merci beaucoup à l‘ avance pour votre aide.

• Ne divulguez pas votre adresse mail professionnelle. Ne la communiquez qu›à des personnes dignes de confiance.
• Ne publiez pas votre adresse e-mail sur votre site Internet, mais utilisez un formulaire de contact.
• N’utilisez votre adresse e-mail professionnelle que dans le cadre du travail et non pour des concours ou autres inscriptions sur des sites Internet. Vous limiterez ainsi les spams sur votre adresse professionnelle.