Nutzung des Webclients von HIN Sign Professional als Benutzer

Dokumente und Formulare im PDF-Format können einfach per «Drag & Drop» oder durch Klicken auf den Dokumentenbereich hochgeladen und signiert werden.

Einem Nutzer ist mindestens ein eigener privater Teamspace zugeordnet, der ganz oben in der Teamspaces-Liste auf der linken Seite sichtbar ist (in der Abbildung als «Christoph’s privater Raum» beszeichnet). Ist ein Benutzer weiteren Teamspaces zugeordnet oder hat diese selbst erstellt, werden zusätzliche Kacheln angezeigt, wie oben dargestellt. Durch Klicken auf die entsprechende Kachel wird die Inbox eines Teamspaces angezeigt. Ziel der Teamspaces ist es, den Überblick über die laufenden Signaturvorgänge innerhalb einer Gruppe, eines Projekts oder eines Teams zu geben.

Wird ein Dokument oder digitales Formular in den «Drag & Drop»-Bereich gezogen oder hochgeladen, öffnet sich automatisch der Signaturbildschirm.

Unter «Vorlagen» im Drop-down Menü ganz zuoberst lassen sich vordefinierte Signaturvorlagen auswählen für Signaturvorgänge, die in einer Institution besonders häufig vorkommen oder die z.B. rechtlich heikel sind und verhindert werden soll, dass die falschen Unterzeichner signieren oder auf einer ungenügenden Signatur-Qualität unterschrieben wird. Neue Vorlagen können oben rechts im Dropdown-Menü beim Nutzernamen unter Einstellungen > Vorlagen > Neue Vorlagen erstellt werden.

Im Abschnitt «Dokumente» wird das/die zu unterzeichnende(n) Dokument(e) angezeigt. Mit Klicken auf das «+»-Symbol lassen sich bis zu 200 zusätzliche Dokumente, die im gleichen Signaturvorgang unterzeichnet werden können, hinzugefügt werden. Durch das Klicken auf das «Stift»-Symbol lässt sich pro Dokument festlegen, ob dieses unterzeichnet werden soll oder z.B. einfach als Information/Dokumentation dem Signaturvorgang beigefügt wird. Jedes Dokument, das unterzeichnet werden soll, wird im Signaturvorgang elektronisch signiert und somit die digitale Signaturkarte hinzugefügt.

Im Abschnitt «Empfangende» können Personen hinzugefügt werden, die für den Signaturvorgang wichtig sind. Jeder Person kann eine der folgenden Rollen hinzugefügt werden:

• Beobachten: Beobachtenden können das Dokument einsehen, haben aber sonst keinen Einfluss auf den Signaturvorgang. Sie werden benachrichtigt, wenn ein Schritt ausgeführt wurde und wenn der Signaturvorgang abgeschlossen wurde.
• Genehmigen: Genehmigende unterzeichnen das Dokument nicht und können dieses auch nicht verändern, jedoch können Sie den Inhalt des Dokuments prüfen und entscheiden, ob dieses für die Signatur freigegeben oder zurückgewiesen wird. Wichtig zu wissen ist, dass Genehmigen und Signieren nicht in einem Schritt möglich sind.
• Signieren: Signierende signieren das Dokument oder lehnen die Signatur ab.

Mit «Schritt hinzufügen» kann beispielsweise festgelegt werden in welcher Abfolge Signierende das Dokument unterzeichnen sollen, oder es lässt sich festlegen, dass das Dokument in einem ersten Schritt genehmigt und in einem weiteren Schritt signiert werden soll.

In Abschnitt «Signaturtyp» kann festgelegt werden in welcher Signaturqualität das Dokument unterzeichnet werden soll:

• Einfach: Die einfache Signatur wird insbesondere für firmeninterne Signaturläufe empfohlen, bei denen es z.B. um die Visierung von Spesen, interne Freigaben etc. geht.
• Fortgeschritten: Die fortgeschrittene Signatur (FES) kann immer dann verwendet werden, wenn keine zwingenden gesetzlichen Formvorschriften eingehalten werden müssen. Im Gesundheitswesen ist dies für fast alle Signaturvorgänge der Fall.
• Qualifiziert: Die qualifizierte Signatur (QES) ist die digitale Signatur, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie wird verwendet, wenn die Beweisbarkeit vor Gericht eine wichtige Rolle spielt, oder der Gesetzgeber zwingende Formvorschriften erlassen hat. Zwingend ist sie z.B. bei Lehrverträgen, Temporär-Arbeitsverträgen, Arbeitsverträgen mit Klauseln, die vom GAV abweichen oder bei der Anordnung der fürsorgerischen Unterbringung. Zusätzlich spielt oft auch die individuelle Risikoabschätzung der Rechtsabteilung der Organisation eine Rolle, wann die qualifizierte elektronische Unterschrift eingesetzt werden soll. Die Nutzer sollten sich nach den für sie geltenden Regeln bei ihrer Rechtsabteilung erkundigen.

Unter «Erweiterte Optionen» lassen sich die folgenden Einstellungen vornehmen:

• «Ausgedruckte Dokumente überprüfbar machen»: Wird diese Option aktiviert, wird am Ende des signierten Dokumentes zusätzlich ein QR-Code aufgedruckt. Wird das Dokument nun ausgedruckt, gelangt man durch Scannen des QR-Codes jederzeit auf das digitale Dokument zurück und kann die elektronische Signatur auf ihre Gültigkeit überprüfen.
• «Signaturen auf zusätzlicher Seite platzieren»: Ist diese Option aktiviert, werden die Signaturen aller Unterzeichnenden am Ende des Dokumentes auf einer separaten Seite dargestellt.
• «Dokumente mit Passwort schützen»: Ist dieser Schieber aktiviert, wird das zu unterzeichnende Dokument vor dem Versand verschlüsselt und ist somit Ende-zu-Ende von niemandem einsehbar. Wichtig ist, dass in diesem Fall das Passwort für das Öffnen des Dokuments der gegenzeichnenden Partei über einen separaten sicheren Kanal übermittelt wird.
• «Erinnerungen festlegen»: Damit lässt sich die Anzahl und das Intervall in Tagen der Erinnerungen festlegen, die an Empfänger gesendet werden sollen, die noch nicht auf eine Signaturanfrage reagiert haben. Zusätzlich lässt sich optional auch noch eine Nachricht festlegen, die mit der Erinnerung versandt werden soll.