Nutzung der Webanwendung von HIN Sign Professional als Benutzer

Dokumente und Formulare im PDF-Format können einfach per «Drag & Drop» oder durch Klicken auf den Dokumentenbereich hochgeladen und signiert werden.

Einem Nutzer ist mindestens ein eigener privater Teamspace zugeordnet, der ganz oben in der Teamspaces-Liste auf der linken Seite sichtbar ist (in der Abbildung als «Christoph’s privater Raum» beszeichnet). Ist ein Benutzer weiteren Teamspaces zugeordnet oder hat diese selbst erstellt, werden zusätzliche Kacheln angezeigt, wie oben dargestellt. Durch Klicken auf die entsprechende Kachel wird die Inbox eines Teamspaces angezeigt. Ziel der Teamspaces ist es, den Überblick über die laufenden Signaturvorgänge innerhalb einer Gruppe, eines Projekts oder eines Teams zu geben.

Um zur Administratorenansicht zu gelangen, wird in der Webanwendung auf den kleinen Pfeil oben rechts neben dem Namen geklickt und anschliessend "Einstellungen" ausgewählt.

Wird ein Dokument oder digitales Formular in den «Drag & Drop»-Bereich gezogen oder hochgeladen, öffnet sich automatisch der Signaturbildschirm.

Unter Vorlagen im Drop-down Menü ganz zuoberst lassen sich vordefinierte Signaturvorlagen auswählen für Signaturvorgänge, die in einer Institution besonders häufig vorkommen oder die z.B. rechtlich heikel sind und verhindert werden soll, dass die falschen Unterzeichner signieren oder auf einem ungenügenden Signatur-Qualität unterschrieben wird.

Mit dem «+»-Symbol rechts oben auf dem Bildschirm können zusätzlich zu unterzeichnende Dokumente dem Signaturvorgang hinzugefügt werden. Alle Dokumente werden in diesem Fall auf einmal signiert. Mit dem «Stift-Symbol» rechts neben dem Dokumentennamen kann festgelegt werden, ob ein Dokument unterzeichnet wird oder nur z.B. zu Informationszwecken mitversendet wird.

In einem weiteren Schritt werden die Unterzeichnenden hinzugefügt. Durch Aktivieren des Schiebers «Signaturreihenfolge festlegen» kann optional bestimmt werden, in welcher chronologischen Abfolge die Unterzeichner signieren sollen.

Danach wird die Qualität der Signatur ausgewählt:

• Einfach: Die einfache Signatur wird insbesondere für firmeninterne Signaturläufe empfohlen, bei denen es z.B. um die Visierung von Spesen, interne Freigaben etc. geht.
• Fortgeschritten: Die fortgeschrittene Signatur (FES) kann immer dann verwendet werden, wenn keine zwingenden gesetzlichen Formvorschriften eingehalten werden müssen. Im Gesundheitswesen ist dies für fast alle Signaturvorgänge der Fall.
• Qualifiziert: Die qualifizierte Signatur (QES) ist die digitale Signatur, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie wird verwendet, wenn die Beweisbarkeit vor Gericht eine wichtige Rolle spielt, oder der Gesetzgeber zwingende Formvorschriften erlassen hat. Zwingend ist sie z.B. bei Lehrverträgen, Temporär-Arbeitsverträgen, Arbeitsverträgen mit Klauseln, die vom GAV abweichen oder bei der Anordnung der fürsorgerischen Unterbringung. Zusätzlich spielt oft auch die individuelle Risikoabschätzung der Rechtsabteilung der Organisation eine Rolle, wann die qualifizierte elektronische Unterschrift eingesetzt werden soll. Die Nutzer sollten sich nach den für sie geltenden Regeln bei ihrer Rechtsabteilung erkundigen.

Unter «Erweiterte Optionen» haben Nutzer die Möglichkeit, weitere Einstellungen vorzunehmen:

• «Ausgedruckte Dokumente überprüfbar machen»: Wird diese Option aktiviert, wird am Ende des signierten Dokumentes zusätzlich ein QR-Code aufgedruckt. Wird das Dokument nun ausgedruckt, gelangt man durch Scannen des QR-Codes jederzeit auf das digitale Dokument zurück und kann die elektronische Signatur auf ihre Gültigkeit überprüfen.
• «Signaturen auf zusätzlicher Seite platzieren»: Ist diese Option aktiviert, werden die Signaturen aller Unterzeichnenden am Ende des Dokumentes auf einer separaten Seite dargestellt.
• «Dokumente mit Passwort schützen»: Ist dieser Schieber aktiviert, so wird das zu unterzeichnende Dokument vor dem Versand verschlüsselt und ist somit End-to-End von niemandem einsehbar. Wichtig ist, dass in diesem Fall das Passwort für das Öffnen des Dokuments der gegenzeichnenden Partei über einen separaten sicheren Kanal übermittelt wird.