Service E-Ordonnance Suisse

En tant que partenaire technologique, HIN met à disposition le service E-Ordonnance Suisse. HIN assure l’authentification du médecin et de la pharmacie, signe l’ordonnance électronique et enregistre les données nécessaires à la vérification de la signature ainsi que l’ID unique de l’ordonnance. De même, les activités en cours sont enregistrées de manière centralisée (p. ex. soumission, blocage, ...) afin de pouvoir consulter à tout moment le statut correct de l’ordonnance. HIN ne stocke pas de données de patients. 

Du cabinet médical à la pharmacie, toutes les données de l’ordonnance restent à leur juste place – dans le code QR sur l’ordonnance elle-même et donc sous le contrôle du patient. Seules les données absolument nécessaires au bon fonctionnement sont sauvegardées par HIN dans un centre de données sécurisé en Suisse. Ces données ne permettent toutefois pas de tirer des conclusions sur le patient. La signature d’ordonnance électronique rend l’ordonnance électronique infalsifiable et garantit l’intégrité des données.

Le jeu de donné signé de l’ordonnance se trouve dans le code QR. En scannant le code QR, il est possible de vérifier si l’ordonnance électronique a été établie avec le service E-Ordonnance Suisse et si elle est valable. Soit la validation a lieu directement dans votre système primaire, soit elle peut être effectuée avec les applications Web de HIN sur www.e-prescription.hin.ch ou pharma-eprescription.hin.ch (uniquement pour les pharmacies). Si les données figurant sur l’ordonnance électronique imprimée (papier) diffèrent de celles contenues dans le code QR ou si le service signale une erreur après la validation, il faut supposer qu’il s’agit d’une falsification. Dans ce cas, nous vous prions de retenir l’ordonnance correspondante et de contacter le support HIN.

Ces deux services ont en commun le fait que la signature électronique est utilisée pour garantir l’intégrité du document, c’est-à-dire le caractère inaltérable de son contenu. La sécurité de la signature électronique est garantie dans les deux services par l’utilisation de l’identité personnelle HIN, représentée dans le certificat de signature, ainsi que par l’authentification lors du déclenchement de la signature.

L’ordonnance électronique est créée dans un système d’information hospitalier ou de cabinet (SIH/SIC) qui intègre le service E-Ordonnance Suisse. Pour savoir si le service E-Ordonnance Suisse est déjà intégré dans votre système, contactez votre fournisseur de système. Il est également possible d’utiliser l’application Web de Documedis®. Pour cela, adressez-vous directement au fabricant HCI Solutions SA: sales@hcisolutions.ch

La condition préalable à la délivrance des e-ordonnances est que le service E-Ordonnance Suisse soit intégré au système d’information de votre cabinet. De plus, vous avez besoin d’une identité électronique certifiée LDEP (personnelle) avec attribut « médecin » comme, par exemple, la HIN eID, que vous obtenez dans le cadre d’une adhésion à HIN individuelle ou collective.

Sur www.e-ordonnance.ch, vous trouverez une liste de systèmes primaires conformes au service E-Ordonnance Suisse. Si votre fournisseur ne prend pas encore en charge les ordonnances électroniques, veuillez remplir le formulaire de contact. Nous prendrons alors contact avec votre fournisseur afin de l’inciter à mettre en œuvre le service E-Ordonnance Suisse et de l’assister dans cette démarche si nécessaire.

Pour les ordonnances permanentes, il est possible d’indiquer le nombre d’emballages et la durée de validité en mois. Une répétition est autorisée jusqu’à ce que le nombre d’emballages prescrits ait été délivré conformément à la posologie. D’autres précisions concernant la délivrance peuvent être ajoutées dans le champ de commentaire.

Les données de l’adresse du médecin sont fournies par le SIC/SIH. Contactez votre fournisseur de système primaire pour savoir si et comment les coordonnées peuvent être adaptées. 

Vous avez besoin d’une identité électronique (personnelle ou impersonnelle/identité d’équipe) avec l’attribut pharmacienne/pharmacien ou pharmacie. L’eID HIN que vous recevez dans le cadre d’une adhésion individuelle ou d’une adhésion collective à HIN et l’ID OVAN d’Ofac sont pris en charge par le service. Pour savoir quels sont les ID prises en charge par votre système primaire, contactez directement votre fournisseur de système primaire.
Contactez votre fournisseur de système primaire pour savoir si le service E-Ordonnance Suisse est déjà disponible dans son système. 
En tant que pharmacie, vous pouvez soumettre des ordonnances électroniques directement dans le système POS ou via l’application Web.
Inscrivez votre pharmacie pour qu’elle utilise le service E-Ordonnance Suisse. Elle sera alors répertoriée dans le localisateur de pharmacies.
Vous trouverez ici la page d’inscription dans le localisateur de pharmacies:
https://www.hin.ch/fr/services/ordonnance-electronique-hin/annoncer-une-ordonnance-electr.cfm
Vous trouverez ici le localisateur de pharmacies: https://e-ordonnance.ch/pharmacies ou https://votre-pharmacie.ch/fr/pharmago?facets=services:72

Oui, il est possible d’utiliser l’application Web de HIN pour honorer les ordonnances électroniques. Cela permet de documenter la soumission de l’ordonnance auprès du service central, ce qui est important pour que le statut de l’ordonnance soit constamment correctement représenté. La documentation dans le système POS se fait séparément. 
Il existe également des solutions comme Documedis ou pharmaVista (https://www.hcisolutions.ch/)

L’application Web E-Ordonnance permet aux pharmacies de lire les ordonnances électroniques, de les vérifier et de modifier leur statut par la délivrance les médicaments. Ici vous trouvez les conditions préalable à l’utilisation de l’application Web E-Ordonnance.

1. Scannez le code QR avec le scanner de code-barres avant chaque soumission. Attention, cela ne signifie pas que la soumission est automatique. Celle-ci doit être confirmée dans le service E-Ordonnance Suisse sur le système primaire ou dans la solution Web.
2. Vérifiez que le contenu du code QR correspond à celui de l’ordonnance électronique imprimée (si vous recevez une version papier/un PDF). Si ce n’est pas le cas, il s’agit peut-être d’une falsification!
3. Vérifier le statut de l’ordonnance électronique dans le service: l’ordonnance électronique a-t-elle déjà été honorée en totalité ou partiellement, ou n’a-t-elle pas été honorée du tout?
4. Si l’ordonnance électronique n’a pas encore été honorée ou ne l’a été que partiellement, saisissez la remise ou la remise partielle dans votre système POS selon les instructions du service E-Ordonnance Suisse. Clarifiez en détail la soumission d’une ordonnance E-Ordonnance Suisse avec votre fournisseur de système primaire.
5. Veillez à signaler au service que l’ordonnance électronique a été entièrement honorée après la dernière soumission partielle, afin que le statut de l’ordonnance électronique soit correctement documenté.

Par ailleurs, les obligations de documentation et d’archivage sont les mêmes que pour l’ordonnance physique.
Pour la soumission via l’application Web (pharma-eprescription.hin.ch), vous trouverez les instructions ici.

La numérisation permet de lire les données de l’ordonnance, mais celle-ci doit encore être confirmée dans le système POS. Par ailleurs, une ordonnance électronique doit être archivée comme une ordonnance physique, cette obligation subsiste. Le code QR et la signature numérique permettent d’archiver l’ordonnance électronique sous forme numérique. Pour plus d’informations sur l’archivage, veuillez vous adresser à votre fournisseur de système primaire.

Pour les ordonnances permanentes, il est possible d’indiquer le nombre d’emballages et la durée de validité en mois. Une répétition est autorisée jusqu’à ce que le nombre d’emballages prescrits ait été délivré conformément à la posologie. D’autres précisions concernant la délivrance peuvent être ajoutées dans le champ de commentaire.

Une ordonnance E-Ordonnance Suisse est un document signé qui ne peut pas être modifié après coup. Saisissez la remise exacte de la position concernée dans votre système POS. En option, il est également possible d’indiquer précisément quels articles ont été délivrés lors de la remise partielle d’une ordonnance électronique à l’aide d’un «substitut». Clarifiez en détail les possibilités de soumission d’une ordonnance E-Ordonnance Suisse avec votre fournisseur de système primaire.

En cas de soumission complète de l’ordonnance électronique, seule la soumission est enregistrée dans le service. Si une ordonnance est honorée partiellement, il est possible de noter si un médicament a été substitué et avec quoi, dans la mesure où le médecin prescripteur ne l’a pas exclu.  Clarifiez en détail les possibilités de soumission partielle d’une ordonnance E-Ordonnance Suisse avec votre fournisseur de système primaire.

Si une position n’est pas disponible sur l’ordonnance électronique, la saisie d’une remise partielle permet de délivrer le reste des médicaments et de les documenter dans le service. Cela ne pose donc aucun problème pour le service E-Ordonnance Suisse. Clarifiez en détail les possibilités de soumission partielle d’une ordonnance E-Ordonnance Suisse avec votre fournisseur de système primaire.

L’ordonnance électronique doit obligatoirement être soumise sous forme électronique et ce lors de la remise du médicament. Cela permet d’éviter efficacement les soumissions multiples. Si malgré tout, un oubli devait se produire, il convient de le rattraper le plus rapidement possible dans le service E-Ordonnance Suisse (remarque: la date de la remise ne peut pas être documentée ultérieurement, seule la date de saisie de la remise dans le service est documentée). Veuillez également respecter les obligations d’archivage de l’ordonnance. 

En tant que pharmacienne ou pharmacien, vous pouvez délivrer un médicament différent de celui qui a été prescrit (substitut, p. ex. un générique) uniquement si le médecin n’a pas explicitement empêché la possibilité de substituer un médicament lors de l’établissement de l’ordonnance électronique. S’il s’agit d’une délivrance partielle, la substitution peut être documentée dans l’ordonnance électronique.

Pour savoir comment saisir la substitution dans l’application Web, consultez les instructions relatives à l’application Web. Si vous souhaitez effectuer la substitution directement dans votre système de pharmacie, veuillez contacter le fournisseur du système de pharmacie.

Lors de la documentation d’une délivrance sous forme d’une délivrance partielle, il est nécessaire à la fin – quand l’ordonnance a été entièrement honorée par l’ensemble des délivrances partielles – de documenter la délivrance complète sur l’ordonnance électronique pour que le statut «intégralement honorée» soit attribué à l’ordonnance électronique.