Nutzung der Webanwendung von HIN Sign Professional als Administrator

Bei der Einrichtung von HIN Sign Professional wird standardmässig mindestens ein Administrator definiert. Weitere Administratoren des Dienstes können von dieser Person direkt in der Lösung definiert werden.

Um zur Administratorenansicht zu gelangen, wird in der Webanwendung auf den kleinen Pfeil oben rechts neben dem Namen geklickt und anschliessend "Einstellungen" ausgewählt.

In der Administratorensicht sind die folgenden Menüpunkte enthalten:

Profil:

• Persönliche Informationen: Name resp. E-Mail des Nutzers
• Signaturkarte: Möglichkeit zur Anpassung der Signaturkarte an die eigenen Bedürfnisse
• Signaturtypen: Übersicht über die Signaturtypen, die für eine Rolle freigegeben sind, resp. die Möglichkeit den Identifikationsprozess anzustossen, sofern dieser für Nutzung der Signatur notwendig ist.

Organisation:

• Benutzer: Benutzerverwaltung im Signatur-Service und Zuweisung der Rollen zu den Benutzern.
• Rollen: Ermöglicht die Definition von verschiedenen Nutzerprofilen (Rollen).  Die Rolle definiert welche Berechtigungen einem Nutzer zugewiesen werden z.B. welche Art von Signaturen ein Nutzer auslösen kann (keine Signaturen, einfache Signatur, fortgeschrittene Signatur, qualifizierte elektronische Signatur) und weitere Einstellungen. Einem Nutzer kann nur eine Rolle zugewiesen werden. Rollen können jedoch in beliebiger Zahl definiert werden, sodass sie auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Organisation angepasst werden können.
• Vorlagen: Ermöglicht die Erstellung von Signaturvorlagen d.h. für wichtige Dokumente kann definiert werden wer unterzeichnen soll, mit welcher Signatur-Qualität. Damit kann auch in grösseren Organisationen sichergestellt werden, dass bestimmte Dokumente immer von den gleichen Signierenden unterzeichnet werden.
• Teamspaces: Erlaubt es Nutzern, einem oder mehreren sogennanten Teamspaces zuzuordnen. Signaturvorgänge in einem Teamspace sind ausschliesslich für Benutzer des  Teamspaces ersichtlich, damit können Signaturvorgänge gemeinsam eingesehen und verwaltet werden. Teamspaces sind auch nützlich, um Vertretungen während Urlaub oder Krankheit zu organisieren. Teamspaces können ganz nach den Bedürfnissen der Organisation flexibel und innerhalb weniger Sekunden erstellt werden.
• Kostenstellen: Erlaubt die Abrechnung der Signaturkosten auf Kostenstellen umzulegen. Jedem Benutzer kann im Menü «Benutzer» eine Kostenstelle zugeordnet werden
• Sicherheit: Erlaubt es Administratoren, festzulegen, wie lange Benutzer der Organisation über die Webanwendung Zugriff auf Dokumente haben sollen. Die Einstellungen sind von sofortiger Löschung nach Abschluss des Unterzeichnungsprozesses bis hin zu max. 30 Tage konfigurierbar.
• Branding: Erlaubt es, in der Administratoren-Sicht, das Logo der Institution und die Firmenfarbe in der Signaturkarte anzupassen.
• Nutzungsbericht:  Es können Nutzungsberichte mit Start- und Enddatum definiert und herunterladen werden.