HIN E-Mails können entweder mit der POP- oder mit der IMAP-Technologie abgerufen werden. Nachfolgend erklären wir Ihnen die Unterschiede zwischen den Technologien: IMAP (Internet Message Access Protocol) synchronisiert laufend den Inhalt des Postfachs Ihres Mailservers mit Ihrem lokalen E-Mail Client (z.B Outlook, Windows Mail, Mac Mail). Löschen Sie also eine E-Mail im E-Mail Client, so wird diese sofort vom Mailserver entfernt und damit auch von allen weiteren Arbeitsstationen, an denen Sie ein IMAP Konto installiert haben. Dasselbe gilt, wenn Sie eine E-Mail in einen Ordner verschieben, beantworten, markieren oder einen Entwurf speichern. Mit IMAP ist jede Veränderung im E-Mailkonto sofort auch auf den anderen Arbeitsstationen sichtbar. Damit behalten Sie stets die Übersicht über die Bewegungen Ihrer E-Mails. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Ihre E-Mails von verschiedenen Orten, etwa aus dem Büro, von Ihrem mobilen Gerät oder über HIN Webmail, abrufen oder wenn mehrere Personen auf dasselbe E-Mailkonto zugreifen. Beim POP-Konto (Post Office Protocol) ist das anders. Es ruft die E-Mails vom Mailserver ab und legt sie lokal im Postfach des E-Mail Clients (z.B Outlook, Windows Mail, Mac Mail) Ihrer Arbeitsstation ab. Die beiden Speicherorte E-Mail Client und Mailserver sind somit unabhängig voneinander.
Ein Beispiel zum erleichterten Verständnis
Eine Arztpraxis beschäftigt beispielsweise fünf Medizinische Praxisassistentinnen, die von zwei Praxis-Computern aus dasselbe HIN E-Mailkonto nutzen. Der Arzt X der Praxis schaut die eingegangenen E-Mails im selben HIN E-Mailkonto ebenfalls regelmässig an, oft schon auf dem Weg in die Praxis mit seinem Tablet-PC. Diese Praxis profitiert von der IMAP Technologie:
- Der Arzt X bearbeitet mit seinem Tablet die HIN E-Mails via Webmail. Mit IMAP werden seine Änderungen sofort mit dem E-Mailprogramm Outlook in der Praxis synchronisiert. Die medizinischen Praxisassistentinnen sehen dadurch die Änderungen sofort auf allen Arbeitsstationen und sind stets auf dem aktuellsten Stand.
- Die beiden Arbeitsstationen in der Praxis werden laufend via Mailserver synchronisiert. Wenn eine MPA also eine E-Mail an einer Arbeitsstation bearbeitet, sieht dies auch ihre Arbeitskollegin an der anderen Arbeitsstation sofort. So vermeidet die Praxis Doppelbearbeitungen.
